Autorisierter Benutzer (Teilnehmer hinzufügen ...)

Ordner oder Dokumente autorisieren

Melden Sie sich bei der KOTOPRO-Schnittstelle an. Öffnen Sie den Ordner oder das Dokument, das Sie autorisieren möchten.

Oben im Ordner oder Dokument befindet sich ein Link „TEILNEHMER HINZUFÜGEN“.

Klicken Sie auf den Link und ein neues Fenster wird geöffnet:

Geben Sie die E-Mail-Adresse des autorisierten Benutzers in das Feld (Teilnehmer mit E-Mail-Adresse hinzufügen…) ein oder wählen Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers aus der Liste aus.

Drücken Sie nach Eingabe der E-Mail-Adresse auf den Text unter dem Feld "Teilnehmer mit E-Mail-Adresse hinzufügen", in dem das System die E-Mail-Adresse im obigen Feld speichert.

Drücken Sie anschließend die Taste „Darf Anzeigen“oder „Darf Bearbeiten“, je nachdem, welches Recht Sie zuordnen möchten.

Darf Anzeigen– autorisierter Benutzer kann den Ordner oder das Dokument lesen.

Darf Bearbeiten - autorisierter Benutzer kann Änderungen am Dokument oder den Dokumenten unter dem Ordner vornehmen.

Wenn Sie einen Teilnehmer autorisiert haben, verfügt dieser über eine persönliche Benutzeroberfläche auf KOTOPRO. Diese persönliche Oberfläche zeigt nur Ordner oder Dokumente an für die der Teilnehmer autorisiert wurde.

Wenn Sie später denselben Benutzer autorisieren, einen anderen Ordner oder ein anderes Dokument zu verwenden, wird dies in der von ihm verwendeten Benutzeroberfläche angezeigt. Der Benutzer wird nicht per E-Mail darüber informiert. Bei Erweiterung des autorisierte Umfangs für einen Benutzer, sollten Sie den Benutzer aktiv informieren.

Für die erste Autorisierung erhält der autorisierte Benutzer eine E-Mail von KOTOPRO -service. Diese E-Mail enthält einen Link zur KOTOPRO-Registrierungsseite. Ein autorisierter Benutzer kann dann einen Benutzernamen erstellen und sich bei KOTOPRO anmelden.

Wenn eine autorisierte Person keine E-Mail von KOTOPRO erhält, sollten Sie überprüfen, ob die E-Mail nicht im Spam-Ordner des Empfängers gelangt ist. E-Mail Filter legen fest, ob E-Mails, die von einem Server gesendet werden den entsprechenden Eingangsordner oder als Spam eingeordnet werden. Obwohl der KOTOPRO-Server über ein vertrauenswürdiges Zertifikat verfügt, können gesendete E-Mails vom E-Mail-Server des Empfängers in den Spam-Ordner umgeleitet werden.